Openbare Werken bevindt zich in een doorontwikkeling, waarbij opgavegericht werken centraal staat. Capaciteitsplanning speelt hierin een cruciale rol, met als doel de juiste mensen en middelen op het juiste moment in te zetten voor de opgaven. Maar hoe werkt dat precies? Wie zijn hiervoor verantwoordelijk? En welke rol speelt tijdschrijven hierin?
De drie sturende hoofdprocessen die de basis vormen voor de bedrijfsvoering binnen Openbare Werken, worden in samenhang weergegeven in de zogeheten Sturingskalender. De onderliggende processen zijn namelijk niet losstaand, maar hangen met elkaar samen en vullen elkaar aan. Dit gebeurt op verschillende momenten in en door het jaar.
🔵 Jaarplanproces
Dit proces wordt doorlopen om activiteiten en projecten (meerjarig) te kunnen plannen voor heel Openbare Werken. Het jaarplan kan gezien worden als de kaders voor de begroting van het komende jaar. Deze cirkel geeft antwoord op de vraag: Welke functienamen heb je voor hoeveel uur nodig om de opgaven te realiseren?
Fasen:
🟡 Planning & control cyclus
De P&C-cyclus is de cyclus waarbij op een systematische wijze de planning van doelen en de realisatie daarvan gerapporteerd wordt. De rapportages worden geschreven aan en vastgesteld door de gemeenteraad: het college van Burgemeester & Wethouders legt verantwoording af aan de raad. Door deze rapportages wordt het gemeentebestuur in staat gesteld bij te sturen op de doelen gedurende het jaar. Het gaat in essentie om de te behalen beleidsmatige doelen en de bijsturing daarvan. Maar ook ligt de nadruk in de P&C-producten op de financiën. Blijven we binnen de begroting of moeten we de begroting bijstellen?
Producten:
🟢 Capaciteitsplanning
De capaciteitsplanning is nodig om een beeld te krijgen van het aantal uur dat een werknemer nodig heeft voor een activiteit of project om de doelen te behalen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de formatie en bezetting. Deze cirkel geeft antwoord op de vraag: Welke werknemers in welke functienaam zijn voor hoeveel uur per week beschikbaar?
Processen:
🟣 Tijdschrijven
Met tijdschrijven zorgen we ervoor dat de uren op de projecten en taakvelden landen. Daarmee kunnen we gedurende het jaar sturen en verantwoorden ten opzichte van de begroting, monitoren en eventueel bijsturen!